Pre order adalah sistem jualan di mana pembeli membayar lebih dulu, penuh atau sebagian, sebelum barangnya benar-benar ada. Barang baru diproduksi, didatangkan, atau disiapkan setelah pesanan masuk, bukan sebelumnya.
Kalau kamu penjual, pre order artinya kamu memegang uang pembeli hari ini untuk janji yang baru kamu tepati beberapa minggu ke depan. Harga yang kamu umumkan sekarang harus tetap masuk akal nanti, saat biayanya benar-benar keluar. Jarak waktu itu yang sering bikin sistem PO merugi, bukan produknya.
Apa itu pre order (PO)?
Arti pre order adalah pembeli memesan dan membayar lebih dulu, sementara barangnya baru disiapkan setelah pesanan itu masuk. Ini beda dengan ready stock, di mana barang sudah ada di gudang dan bisa langsung dikirim begitu pembeli bayar. Pre order artinya kamu menjual janji dulu, baru menyusul barangnya, sedangkan ready stock menjual barang yang sudah ada di tangan.
Sistem ini umum dipakai untuk produk custom, barang titipan luar negeri, atau produksi batch terbatas yang memang tidak bisa distok di muka. Ada juga dropship, yaitu pengaturan lain lagi di mana kamu menjual barang milik supplier tanpa pernah memegang stoknya sendiri, tapi itu topik terpisah dan bukan bagian dari sistem PO. Yang membedakan PO dari keduanya cuma satu, yaitu uang masuk lebih dulu, barang menyusul belakangan.
Alasan kenapa pre order dipilih adalah karena modal kamu tidak tertahan di stok yang belum tentu laku. Kamu juga bisa menguji dulu apakah pasar benar-benar mau beli, sebelum produksi jalan dan biaya besar keluar. Untuk produk custom atau produksi batch, PO bahkan bukan pilihan, karena barangnya memang baru ada setelah pesanan terkumpul. Begitu juga barang titipan luar negeri, yang butuh waktu datang dan tidak realistis distok di muka.
Semua keuntungan itu ditukar dengan satu hal bahwa kamu memegang uang pembeli selama masa tunggu. Itu yang membuat aturan mainnya harus rapi sejak awal, bukan disusun belakangan setelah ada masalah.
Di penjualan biasa, biaya dan harga terjadi hampir bersamaan bahwa kamu tahu ongkos produksi dan ongkir saat itu juga, baru menetapkan harga. Di sistem PO, urutannya terbalik. Harga dikunci di awal, sementara biaya sebenarnya baru muncul belakangan, kadang berminggu-minggu kemudian.
Semua risiko PO berakar dari jarak waktu itu. Harga bahan bisa bergerak, berat dan dimensi akhir barang belum pasti saat harga diumumkan, tarif kirim ke tujuan yang berbeda-beda belum dihitung, dan pembeli punya banyak waktu untuk berubah pikiran.
Ongkos kirim yang belum kamu ketahui saat menjanjikan harga
Ongkos kirim jadi titik bocor yang spesifik di sistem PO. Saat kamu membuka PO, biasanya kamu belum tahu berat dan dimensi akhir barangnya, belum tahu pembeli datang dari kota mana saja, dan belum tahu ekspedisi mana yang paling masuk akal untuk tiap tujuan. Kalau kamu menjanjikan ongkir flat atau menebak satu angka untuk semua tujuan, selisihnya jadi tanggunganmu sendiri, terutama untuk pengiriman jarak jauh atau barang berat.
Cara menutup celah ini bukan soal menebak lebih pintar, tapi soal urutan kerja. Jangan mengunci angka ongkir di awal kalau tujuan pengiriman belum diketahui. Pisahkan harga barang dari ongkir di pengumuman PO, supaya kamu tidak terjebak satu angka untuk semua pembeli. Baru hitung ongkir berdasarkan tujuan dan berat yang sebenarnya saat pesanan diproses, dengan membandingkan beberapa ekspedisi sekaligus supaya kamu tidak terkunci di satu tarif.
Pembatalan di tengah masa tunggu
Pembatalan adalah risiko struktural sistem PO, bukan sekadar keluhan pembeli yang rewel. Makin panjang masa tunggu, makin besar peluang pembeli berubah pikiran, apalagi kalau selama masa tunggu itu dia tidak mendengar kabar apa pun dari kamu. Masalahnya, biaya yang sudah terlanjur keluar seperti bahan baku, biaya produksi, atau kuota pengiriman batch tidak ikut batal begitu pembeli mundur.
Tiga hal yang bisa kamu lakukan sejak awal. Tetapkan berapa besar DP yang dibayar di muka dan bagian mana yang bisa dikembalikan kalau pesanan batal. Tulis kebijakan pembatalan sebelum PO dibuka, bukan setelah ada yang komplain, supaya aturannya tidak terasa dibuat-buat. Jaga kabar tetap mengalir selama masa tunggu, misalnya lewat notifikasi status pesanan otomatis, supaya pembeli tidak merasa uangnya menghilang begitu saja.
Aturan main PO yang ditulis di depan
Dua kebocoran di atas sebenarnya bisa dirapikan dengan satu kebiasaan, yaitu menulis aturan mainnya sebelum PO dibuka, bukan mengarang jawaban saat pembeli bertanya. Berikut yang sebaiknya sudah tertulis jelas sejak hari pertama PO diumumkan:
- Estimasi waktu kirim yang realistis, ditulis sebagai rentang waktu, bukan tanggal pasti.
- Besaran DP dan bagian mana yang bisa dikembalikan kalau pesanan batal.
- Apa yang terjadi kalau produksi atau kedatangan barang molor dari jadwal.
- Siapa yang menanggung selisih kalau ongkir ternyata lebih mahal dari perkiraan awal.
- Batas waktu pembeli melunasi sisa pembayaran.
Aturan yang ditulis di depan bukan untuk melindungi kamu dari pembeli. Tujuannya supaya kamu dan pembeli sama-sama tahu apa yang terjadi saat sesuatu meleset, tanpa harus berdebat di tengah jalan.
Hitungan singkat sebelum kamu mengumumkan harga PO
Sebelum harga PO diumumkan, ada beberapa komponen biaya yang idealnya sudah kamu ketahui, bukan ditebak belakangan:
- Harga modal barang atau bahan.
- Biaya produksi atau pengemasan.
- Ongkos kirim ke tujuan yang paling mungkin, bukan satu angka tebakan untuk semua pembeli.
- Biaya platform atau pembayaran, kalau ada.
- Cadangan untuk pesanan yang batal di tengah jalan.
Dari lima komponen itu, ongkir adalah satu-satunya yang berbeda untuk tiap pembeli, tergantung kota tujuan dan berat barangnya. Itu sebabnya ongkir yang paling sering ditebak, dan paling sering meleset.
Kalau volume pesananmu sudah banyak dan tujuannya tersebar ke banyak kota, mengecek ongkir satu per satu di situs tiap ekspedisi jelas tidak lagi realistis. Di titik itu, penjual biasanya menghitung ongkir langsung dari sistemnya sendiri lewat API cek ongkir yang menampilkan beberapa ekspedisi sekaligus berdasarkan berat dan tujuan kirim.
Kalau kamu mau mencoba cara itu untuk PO berikutnya, lihat Api Cek Ongkos Kirim dari api.co.id.
